Privacybeleid.

1. Wie verantwoordelijk is

Stichting FomixMedia is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor deze website en de daarbij aangeboden accounts, softwarelicenties en diensten. AudioFlow en VideoFlow zijn productnamen. Onze contact- en registratiegegevens staan hieronder. Voor privacyvragen en verzoeken kun je mailen naar info@fomixmedia.nl.

2. Welke gegevens we verwerken

Bij registratie en accountbeheer verwerken we je naam, e-mailadres en, indien ingevuld, organisatie, telefoonnummer, adres, land, KvK- en btw-nummer. We bewaren een beveiligde wachtwoordhash, accountstatus en rol. Voor tweestapsverificatie verwerken we de gekozen methode en de daarvoor noodzakelijke versleutelde instellingen, tijdelijke codes en beveiligde herstelcodes.

Voor licenties verwerken we eigenaar, product, licentie-ID, label, apparaatidentificatie (HWID), geldigheidsduur, inbegrepen functies en aanvragen voor wijzigingen. Voor ondersteuning verwerken we ticket- en contactgegevens, berichten en door jou meegestuurde bestanden. Stuur geen wachtwoorden, privésleutels, betaalkaartgegevens of onnodige persoonsgegevens van anderen mee.

Bij facturering verwerken we factuurgegevens, bedragen, betaalstatus en betalingsreferenties. Betalingen worden via Mollie verwerkt; betaalgegevens zoals volledige kaartnummers worden niet door onze website opgeslagen. Bij registratie leggen we ook het tijdstip, de taal en de versie van je akkoord met de voorwaarden vast, met je IP-adres als dat betrouwbaar beschikbaar is.

Voor beveiliging en het activiteitenlogboek verwerken we bezochte paden zonder querystrings, tijdstip, actie, resultaat, account-ID/e-mailadres en rol wanneer je bent ingelogd, browserinformatie en een betrouwbaar beschikbaar IP-adres. Het logboek bevat geen wachtwoorden, tokens, licentiecodes of berichtinhoud.

3. Doelen en rechtsgronden

We gebruiken account-, licentie-, contact- en supportgegevens om een overeenkomst uit te voeren of op jouw verzoek voorbereidingen daarvoor te treffen. Facturering en fiscale administratie dienen ook om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Het beveiligen van onze website, voorkomen van fraude en misbruik, onderzoeken van incidenten en het beheren van toegangsrechten baseren we op ons gerechtvaardigd belang bij veilige en betrouwbare dienstverlening. Daarbij beperken we gegevens tot wat nodig is en wegen we jouw belangen mee. Tegen verwerkingen op deze grondslag kun je bezwaar maken.

Blijvende taal- en themavoorkeuren gebruiken we alleen na jouw keuze in de cookiemelding. Je kunt die keuze altijd intrekken. Een account aanmaken is geen toestemming voor reclame of nieuwsbrieven; wij gebruiken je registratie niet als marketingopt-in.

4. Formulierbeveiliging en antispam

Wanneer ingeschakeld beschermt Cloudflare Turnstile formulieren tegen geautomatiseerd misbruik. Cloudflare verwerkt hiervoor technische browser-, apparaat- en netwerkgegevens en beveiligingssignalen volgens zijn Turnstile-privacyverklaring. Het verborgen honeypotveld controleert uitsluitend of een verborgen formulierveld door een bot is ingevuld.

Wanneer StopForumSpam is ingeschakeld, controleren we een openbaar bezoekers-IP en, indien die optie is ingeschakeld, het ingevulde e-mailadres bij deze dienst. Wanneer Project Honey Pot is ingeschakeld, vragen we de reputatie van een openbaar IPv4-adres op via http:BL. We dienen via deze koppelingen geen nieuwe spammeldingen in en versturen geen wachtwoorden of berichtinhoud.

Een beveiligingscontrole kan een formulier automatisch weigeren. Dat is geen definitief oordeel over jou. Denk je dat een blokkade onterecht is, mail dan naar info@fomixmedia.nl voor beoordeling door een medewerker. We gebruiken deze controles niet voor besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.

5. Met wie we gegevens delen

Alleen medewerkers en ingeschakelde partijen die de gegevens voor hun taak nodig hebben krijgen toegang. Dit betreft hosting- en databaseleveranciers, e-maildiensten, bestandsopslag en back-updiensten, Mollie voor betalingen en de hierboven beschreven beveiligingsdiensten voor zover gebruikt. Indien een partij voor ons als verwerker optreedt, maken we afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking.

We verkopen je persoonsgegevens niet. Gegevens kunnen worden verstrekt aan adviseurs of bevoegde instanties als dit noodzakelijk is voor een juridische verplichting, geschil of de bescherming van rechten. Ontvangers die zelf de doeleinden bepalen, zoals een betaaldienst, kunnen voor hun eigen verwerking zelfstandig verantwoordelijk zijn.

6. Verwerking buiten de EER

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor zulke doorgiften moeten passende waarborgen gelden, bijvoorbeeld een geldig adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig. Voor informatie over de betrokken leverancier, doorgiftelocatie en toepasselijke waarborgen kun je contact met ons opnemen.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

Account- en licentiegegevens bewaren we zolang dit nodig is voor je account, licentierechten, uitvoering van afspraken en afhandeling van eventuele geschillen. Na beëindiging beoordelen we welke gegevens kunnen worden verwijderd en welke nog noodzakelijk zijn. Voor contact- en supportberichten geldt de afhandeling van je vraag, de ondersteuningsrelatie en eventuele aanspraken als criterium; we bewaren niet meer of langer dan daarvoor nodig.

Financiële basisadministratie, zoals facturen, bewaren we in beginsel zeven jaar volgens de fiscale bewaarplicht; voor bepaalde gegevens kan een andere wettelijke termijn gelden. Activiteitenlogs hebben momenteel een bewaartermijn van 90 dagen en worden bij websiteactiviteit in batches opgeschoond.

Een inlogchallenge is vijf minuten geldig, een wachtwoordherstellink zestig minuten en tijdelijke beveiligingscodes volgens hun eigen korte geldigheidsduur. Verlopen tijdelijke records worden tijdens gebruik opgeschoond. Back-ups kunnen gegevens nog bevatten tot de betreffende back-up wordt vervangen; een bewaarplicht of noodzakelijk onderzoek kan verwijdering tijdelijk beperken.

8. Beveiliging

We gebruiken onder meer toegangscontrole op rollen en eigenaarschap, beveiligde wachtwoordhashes, versleuteling van gevoelige instellingen, tweestapsverificatie en beperkingen op herhaalde verzoeken. We vragen je een uniek wachtwoord te gebruiken, je account niet te delen en beveiligingsproblemen direct te melden. Bij een datalek handelen we volgens de toepasselijke meld- en informatieplichten.

9. Je privacyrechten

Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens, voor zover de AVG dit toestaat. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en eerder gegeven toestemming intrekken. Intrekking verandert de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet. Wettelijke bewaarplichten kunnen betekenen dat we bepaalde gegevens nog moeten bewaren.

Mail je verzoek naar info@fomixmedia.nl, bij voorkeur vanaf het adres van je account. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit veilig vast te stellen; stuur niet ongevraagd een volledige kopie van je identiteitsbewijs. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een wettelijk toegestane verlenging informeren we je tijdig over de reden en termijn.

10. Vragen en klachten

Neem bij een klacht eerst contact met ons op zodat we deze kunnen onderzoeken. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de bevoegde toezichthouder in het land waar je woont, werkt of waar de mogelijke inbreuk heeft plaatsgevonden.

11. Reikwijdte en wijzigingen

Dit beleid betreft de website en onze account- en dienstverlening. Voor verwerking door afzonderlijke desktopproducten of eigen externe diensten van jou kunnen aanvullende afspraken of productinformatie gelden. Links naar andere websites vallen onder het beleid van die websites. Bij relevante wijzigingen passen we de versiedatum aan en informeren we je waar dat nodig is; nieuwe toestemmingsdoelen vragen een nieuwe keuze.